ToDo en Planner
✅ Microsoft To Do – voor persoonlijke en gedeelde acties
Todo vind je in outlook (nummer 1 in onderstaande afbeelding) maar kan je ook als losse app downloaden. Alle voorbeelden in dit document komen uit outlook.
🔹 Gebruik de sectie ‘Mijn Dag’ (2)
- Begin je dag met 3–5 prioriteiten
- Sleep taken vanuit andere lijsten naar ‘Mijn Dag’
🔹 Zet e-mails om in taken (Opvolgen)
- Alle mails waar je “Opvolgen” hebt geklikt komen bij “E-mail met vlag ”, ook als je ze een datum mee hebt gegeven komen ze bij “Gepland” op de betreffende dag weer naar voren.
🔹 Maak (gedeelde) lijsten aan
- Gedeelde lijsten kun je als team gebruiken. Iedereen ziet updates in realtime.
- Een losse lijst met je dagelijkse taken (3) om vervuiling van andere lijsten te voorkomen.
🔹 Voeg bijlagen, opmerkingen en deadlines toe
- Houd alle info per taak bij elkaar
- Voeg links of vergadernotities toe voor context
🔹 Gebruik herhaling voor terugkerende taken
- Dagelijks/wekelijkse opvolging (bijv. rapportage, backups)
✅ Microsoft Planner – voor teamtaken/projecten
Planner kan je makkelijk toevoegen aan Teams. Klik in Teams links onderin op de 3 puntjes en zoek op “planner”. Voeg de app toe.
Ook hier vind je “Mijn dag” (1) en “Mijn taken”. Bij “Mijn plannen” (2) vind je ook je (gedeelde) planborden. Een planbord kan je gebruiken als bijvoorbeeld een scrum of kanban bord.
🔹 Maak duidelijke buckets (kolommen) of kies een template
- Klik “Nieuw plan” bij 3.
- Kies in de pop up een sjabloon of maak zelf (buckets) kolommen aan bij “Basic”
- Gebruik buckets als fasen (Bijv. Backlog → In progress → Review → Done)
- Of als thema's (Marketing, Development, Logistiek)
🔹 Taken koppelen aan deadlines én verantwoordelijken
- Geen taak zonder einddatum of eigenaar
- Bij meerdere verantwoordelijken → verdeel de taak in subtaken
🔹 Voeg checklists toe binnen een taak
- Gebruik voor deelstappen of goedkeuringen
- Checklists zijn zichtbaar in overzicht als je ‘Toon op kaart’ aanzet
🔹 Gebruik de Agendaweergave / Tijdlijn
- Bekijk taken in kalender of tijdlijn voor betere planning
- Handig bij projectafstemming of scrumsessies
🔄 Samenwerking tussen Planner & To Do
- Taken die aan jou zijn toegewezen in Planner, verschijnen automatisch in To Do onder ‘Gepland’ of ‘Toegewezen aan mij’
- Je werkt dus persoonlijk via To Do, maar het team werkt via Planner